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数字档案馆解决方案

吐舌头 1、数字档案馆的概念

  “数字档案馆”就是以数字资源为主要采集对象,实施档案的数字化存储、管理与维护,及提供数字档案信息的网络传输、利用服务,并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。“数字档案馆”概念的外延则是所有以数字化档案为主要处理对象的档案馆的总体。

  最早档案部门提出数字档案馆或数字化档案馆是借鉴数字图书馆的概念,但是数字图书馆和数字档案馆的概念和建设内容有着本质的区别,数字图书馆是借用传统图书馆的名称,已经脱离传统图书馆的工作、管理模式,数字图书馆是下一代互联网的信息资源组织形式,是将目前互联网信息资源的无序状态变为有序。而数字档案馆依然是档案馆,其对馆藏档案的管理功能没有改变,同样具有收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等功能,只不过其采用的技术方法、管理手段、管理对象等有了较大的变化。数字档案馆不是网络档案馆,也不是虚拟档案馆,以目前我国档案管理法律法规的限定,档案本身在网上运行是不允许的;以当前网络安全的状况,档案本身处于互联网或局域网环境中是非常不安全的;以我国现有公众对档案的认识和利用需求,全国档案馆或部分地区档案馆联网,在投入和产出效率上是非常不合算的。因此,以目前的管理手段和技术水平,将数字档案馆建设成网络档案馆既没有必有也不安全。

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吐舌头 2、数字档案馆的总体建设目标

  数字档案馆系统将是一个区域性、开放型的文件、档案信息中心,能够为机关各单位和社会各界人士提供网上档案查询服务,以达资源共享。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工,并进行高质量的保存和管理,通过网络提供高速跨库连接的多媒体信息存取服务,促进社会各类信息高效、经济地传递。这将极大地推动了档案部门信息化工作。

  数字档案馆应是一个分布式的大型数据库,即以分布式的海量数据库为支撑,基于检索智能技术和宽带高速网络技术的大型开放、分布式信息库。要充分结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系。使档案工作提高到全新的管理模式,将带来显著的管理效益和社会效益,重点体现以下几个方面:

  • 规范和制订档案、现行文件的有关标准和相关的信息标准;

  • 规范档案馆业务处理流程,提高办公效率,减轻工作强度,实现办公自动化;

  • 实现档案局与政府机关各部门档案室之间、下属区县(市)档案局(馆)数据及局内各部门的双向信息共享和交流,提高信息使用效率;

  • 整合信息资源,为政府的数据统计和决策提供相应的支持;

  • 推动职能上网和提供档案信息服务,建立一站式网站,面向公众进行服务。


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吐舌头 3、数字档案馆建设内容

  数字档案馆建设包括内网系统(数字化档案系统)、政府外网系统(网上档案馆系统)、外网系统(门户档案系统)三个系统的建设,这三个系统互有区别,又有一定的数据共享联系。

  内部局域网主要实现档案馆内部办公自动化、档案数字化综合应用系统。实现无纸化办公,数据信息共享,档案数字化管理,提高办公效率。

  政府外网部分即包括与政府部门之间的数据共享,提供政府部门统一的档案管理系统和档案查询系统;同时专网还包括与上下级档案馆系统之间的数据共享,集中数据,方便共享和检索以及档案综合业务处理系统。同时解决档案信息孤岛问题。

  外网部分主要是档案门户网站,它将作为展示档案馆整体形象的窗口,同时也成为档案职能部门联系群众、服务群众的_座桥梁,为社会公众提供大量的开放档案和现行文件信息。

  这三个网络根据其功能和用途不同,其保密需求程度不同,根据政府相关文件规定,外网系统与内网及专网之间需物理隔离,专网与内网之间也需逻辑隔离,保证网络系统的安全。建议采用防火墙技术实现内网与专网之间的逻辑隔离,采用安全岛技术实现外网与内网及专网之间的物理隔离。达到数字档案馆特定安全保障体系。


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吐舌头 4、数字档案馆在信息社会发挥的功能

  数字档案馆主要有五大功能:

  (1)数字档案馆形成了社会综合档案信息资源库,能有效满足社会对档案资源的多方面需求。

  (2)数字档案馆进行高效海量数据存储,能有效摆脱传统档案馆的空间限制,大量并长期存储档案信息。

  (3)数字档案馆对档案信息进行数字化、智能化管理,能有效提高档案工作效率。

  (4)数字档案馆提供档案信息的智能检索服务和信息咨询服务,能有效与用户互动沟通,满足用户的需求。

  (5)数字档案馆通过对档案信息的发布与传递,能有效地实现档案信息资源的共享。


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吐舌头 5、档案数字化价加工外包服务流程

   档案咨询

  管理需要有章可循,档案的运转需要专业的流程规范,在档案管理建立过程中、档案管理扩展、档案管理整改的过程中,需要有专业的档案管理机构对档案管理制度,档案运转流程,档案管理方案,档案人员配置等进行评估和建议,以使得档案管理的发展能够符合发展的需要,促进档案的科学化管理和利用。

   档案整理

  整理工作,在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

   档案扫描加工

  取后整理好的档案进行扫描其步骤:档案的扫描图像→图像后的处理→处理后图像质检→档案的录入→档案录入的质检→档案的分卷(件)→档案数据的挂接→档案的装订→档案的归还。

   档案软件的管理和利用

  用户完整的电子档案管理和网络查询利用,也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合,形成更加完善和高效的现代化信息管理网络,从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理,并对其流转过程进行实时的监控。

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  (1)需求分析:

  查询利用是档案工作的重要内容,档案信息的查询与利用一般分为2种,即档案数据条目查询与档案电子原件查询,系统加载了智能化检索的功能,使查询利用人无需经过任何培训也能快速准确的查询所需要的档案信息,同时系统为了保证档案信息的安全,所有的查询都在精准的权限控制下,如模糊检索、精确检索、字段检索、单一条件或复合查询、记忆检索、全文检索等多中查询方式以满足各种需求。同时用户能够对查询结果进行显示、排序、打印或选择输出等技术处理。

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  (2)总体建设目标:

  政府机关则以档案室(处)为核心,尽可能完整档案数字化资源,将文书、照片、声像等档案资源通过档案系统贯穿起来,建设成为以档案信息资源为中心,覆盖到全机关各处室提供管理与利用,将档案管理由传统的管理利用模式向信息化数字化管理模式转变,提高档案部门的自身价值。

  中央部委档案信息应国家要求,在建设时要求做到三网隔离,为了不同网络之间的数据物理传送,每套系统均配备自动数据交换模块,做到快速、准确的接收或数据迁移。

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  (3) 档案查询利用

  查询利用是档案工作的重要内容,档案信息的查询与利用一般分为2种,即档案数据条目查询与档案电子原件查询,系统加载了智能化检索的功能,使查询利用人无需经过任何培训也能快速准确的查询所需要的档案信息,同时系统为了保证档案信息的安全,所有的查询都在精准的权限控制下,如模糊检索、精确检索、字段检索、单一条件或复合查询、记忆检索、全文检索等多中查询方式以满足各种需求。同时用户能够对查询结果进行显示、排序、打印或选择输出等技术处理。

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  (4) 灵活组卷方式

  同时支持部门立卷与档案室(处)立卷的管理模式。

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  (5) 兼容档案模式

  系统不仅可以管理现行的文书简化方式整理,同时也支持历史文书传统方式整理,并可以并行管理会计档案、照片档案、实物档案、声像档案等多种档案类别。

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  (6)电子文件管理

  支持各种格式的扫描文件、电子件存储,并通过利用快速提供利用查询。

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  (7)档案业务范围

  政府机关从文件移交、立卷归档、报表打印、档案检索、档案利用、档案统计、档案鉴定销毁、档案移交等全部业务流程,完全满足各种档案业务管理需求,并提供系统定制服务,为用户提供个性化的管理系统。

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  (8)档案真实性、完整性、长期有效性

  对于电子档案需要收集和保存的真实性、完整性,在长期保存并提供利用时需要电子文件格式可读取,可查看的长期有效性。


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